Politique de confidentialité

1. Contexte

Orange Traffic est une personne morale à but lucratif de régime provincial (Québec) qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Orange Traffic se spécialise dans la conception, la fabrication et la distribution d’une gamme de produits de haute qualité, certifiés ISO9001 et CSA, dans le domaine de la technologie de la signalisation et des feux de circulation.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Orange Traffic les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Orange Traffic traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Orange Traffic par un moyen technologique.

2. Application et définitions

Cette politique s’applique à Orange Traffic, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Orange Traffic. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Orange Traffic, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par Orange Traffic.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Orange Traffic, sur ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, date de naissance, identifications gouvernementales et renseignements bancaires.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

La plupart des services, y compris l’accès au site Web, et des services que nous offrons, exigent que nous ne recueillions qu’une quantité limitée de données.

Si vous êtes un partenaire commercial actuel ou potentiel, nous recueillons des données de base sur les personnes avec qui nous communiquons, telles que leurs noms, titres et coordonnées.

Si vous déposez votre candidature chez Orange Traffic, nous recueillerons les données que vous nous fournissez par l’entremise de notre site Web ou par courriel ou autrement, comme votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse courriel et curriculum vitae.

Orange Traffic informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

Orange Traffic applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

• De façon générale, Orange Traffic collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
• Normalement, Orange Traffic doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Orange Traffic peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Orange Traffic peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte :

• Dans tous les cas, Orange Traffic ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
• Veuillez noter que les services de Orange Traffic ne visent pas les personnes mineures.

Détention et utilisation :

• Orange Traffic veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
• Orange Traffic ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que Orange Traffic veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon explicite s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Orange Traffic peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :
  • lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
  • lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
  • lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
• Accès limité. Orange Traffic applique des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Orange Traffic demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication :

• Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Orange Traffic obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers externe. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Orange Traffic devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
• Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par Orange Traffic soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque Orange Traffic a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque Orange Traffic fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

• Utilisation de témoins de connexion (cookies)

  Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Le site Web contrôlé par Orange Traffic utilise des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.

Le site Web contrôlé par Orange Traffic utilise les types de témoins suivants :

• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Autres moyens technologiques utilisés

Orange Traffic recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme un formulaire Web intégré au site Web contrôlé par Orange Traffic.

Si Orange Traffic recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Orange Traffic doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Orange Traffic ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Pour les renseignements sur les employés, incluant les salaires et avantages sociaux, les données seront conservées 7 années après la fin d’emploi.

Pour les CV de candidats, nous conservons les documents durant une période 6 mois et après les documents sont détruits.

La durée de conservation des données est inscrite dans un « Calendrier de conservation des données » et elle spécifie les durées de conservation de chaque type de données.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Orange Traffic s’assurera :

1. de les détruire; ou
2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par Orange Traffic doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements. La destruction sera réalisée en conformité avec les politiques de sécurité internes (Mesures de surveillance, Politique de conservation et destruction des renseignements personnels)

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Orange Traffic concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de Orange Traffic (indiqué dans la présente politique à la section 9) pour en savoir davantage.

5. Responsabilités de Orange Traffic

De manière générale, Orange Traffic est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Orange Traffic est la directrice des ressources humaines de l’entreprise tel qu’identifiée à la section 9. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.

En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, la technicienne comptable de Orange Traffic assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de Orange Traffic ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités de cybersécurité des employés de Orange Traffic tout au long du cycle de vie des renseignements personnels sont encadrés par des directives de sécurité internes.

6. Sécurité des données

Orange Traffic a mis en place et maintien des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.

Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, Orange Traffic doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Orange Traffic, à l’adresse courriel indiquée à la section 9.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Orange Traffic et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Orange Traffic doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à Orange Traffic quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez Orange Traffic qui y ont accès et leur durée de conservation.

Portabilité des renseignements personnels

Pour la portabilité des renseignements personnels, vous pouvez acheminer une demande au responsable des renseignements personnels identifié à la section 9 et il vous fera parvenir le gabarit à compléter pour officialiser ce type de demande. Les données seront fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible tel que spécifié par la Loi 25.

8. Processus de traitement des plaintes

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Orange Traffic, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Orange Traffic, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Orange Traffic. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

Orange Traffic s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Orange Traffic pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Orange Traffic est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Orange Traffic doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de Orange Traffic, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

10. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site Web de Orange Traffic. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique à tout moment. La plus récente version de la Politique peut être consultée en visitant notre site Web. Votre utilisation de notre site Web peut également être soumise à des conditions supplémentaires décrites dans les Conditions d’utilisation et ailleurs sur le site Web.

*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.

Dernière mise à jour: 05 septembre 2024